1-2规章制度 ​湖北大学知行学院院外来文处理管理办法

湖北大学知行学院院外来文处理管理办法

按照省委、省政府关于机要和公文工作要求，以及中共湖北大学委员会《关于进一步规范校外来文处理的通知》（校党办字〔2018〕2号）文件精神，结合学院工作实际，制定本办法。

一、严格收文移交

学院接收院外来文，主要由学院党政办公室机要室通过机要交通、电子政务内网、邮政、传真等渠道收取。院内其他单位收文(通过邮寄、QQ工作群、电子邮件、网站下载，以及其他渠道收到的文件)和院外参会带回的文件，来文抬头明确是发至学院层面的，应在收文当天将装订完好的纸质文件移交至学院党政办公室机要室（知言楼409室），并严格履行转接手续。来文抬头明确发至院内相关单位的，由单位向分管院领导直接汇报后进行处理。

二、细化办文程序

学院党政办公室机要室对院外来文实行全程“闭环式”管理。

（一）机要员对所收来文进行检查核对，并将文号、标题、份数等信息进行详细登记。

（二）登记后，及时将文件送学院党政办负责人提出拟办意见，并按照拟办意见当面呈送相关院领导阅批。

（三）院领导按照“及时阅办”的原则阅批文件，并及时退还机要员。

（四）机要员根据院领导的批示将批办意见进行分解。对于只需领导阅知的传阅件，由机要员逐个传送，领导之间不横向传递，传阅完成后及时归档;对于阅办类文件，按照院领导批示意见，及时转至院内相关单位阅知或承办。

三、加强督办落实

（一）普通院外来文。院内相关单位收到机要员转达的院领导批示文件后，应及时接收并按院领导批示意见，承办落实相关工作。其中，涉及多个部门共同完成的工作，由牵头承办单位主要负责人组织协调，抓好相关工作的落实。各单位自接收机要员转达的院领导批示文件之日起，五个工作日内填写《湖北大学知行学院领导批示工作承办落实情况反馈表》（党政办网站自行下载），向机要员反馈工作承办落实情况。如承办工作时间跨度较大的，每间隔5个工作日需向机要员反馈工作落实进展情况。涉及多个部门共同完成的工作，由牵头承办单位负责向机要员反馈工作落实或进展情况。
   （二）机要文件。机要员按照领导批示意见，及时通知相关人员阅文，阅文人在接到阅文通知后，应于2天内到机要保密室（知言楼303室）阅文，并履行阅文登记手续。因工作需要借阅或借用机要文件的，必须遵守学院机要保密室的相关管理规定，填写《湖北大学知行学院机要文使用申请表》（党政办网站自行下载），履行借阅、借用手续。

(三)相关单位按照院领导批示意见承办落实工作后，应填写《湖北大学知行学院机要工作承办落实情况反馈表》（党政办网站自行下载），如实反馈承办落实情况，重要工作还应提交相关支撑材料。

四、规范文件保管

(一)院内各单位在使用需承办的文件原件时，应妥善保管，不得遗失或损坏文件。在完成工作任务后，应及时将文件原件退还机要室。

(二)使用机要文件时，应遵守保密规定，不得擅自复印、毁坏机要文件，不得使用手机等具有拍照、摄像功能的工具私自复制文件的内容，不得将机要文件带出机要阅文室，更不得将机要文件内容通过手机、电脑进行发送传递。因工作需要摘抄机要文件内容的，必须记录在专用保密本中，并按照相关保密要求进行管理。  

五、强化责任追究

（一）院外来文是学院掌握上级有关政策、贯彻落实上级有关精神的主要渠道，也是院外其他单位与学院进行联系交流的重要途径。院内各单位及相关人员应进一步提高思想认识，以高度认真负责的态度对待收到的每一份院外来文。

（二）学院机要室将定期对文件落实情况和文件归还情况进行清理、催办和催还，对文件涉及到的重要工作进行持续关注和跟踪，督促责任单位及时落实到位。
   （三）对于因转接公文不及时、工作落实不到位而耽误工作，造成不良影响的，或因保管不当导致文件损坏、丢失的，学院将从严从实追究单位以及单位主要负责人、相关责任人的责任。

附件：1.湖北大学知行学院领导批示工作承办落实情况反馈表

     3.湖北大学知行学院机要文使用申请表

     2.湖北大学知行学院机要工作承办落实情况反馈表

附件1

湖北大学知行学院领导批示工作

承办落实情况反馈表

反馈单位：（盖章）

附件2

湖北大学知行学院机要文使用申请表

使用单位：（盖章）

附件3

湖北大学知行学院机要工作承办落实

情况反馈表

反馈单位：（盖章）