湖北大学知行学院印章管理规定

第一章  总  则

第一条 为进一步加强湖北大学知行学院（以下简称“学院”）印章管理，规范印章使用和保管行为，维护学院合法权益，根据国家有关法律法规，结合工作实际，制定本规定。

第二条 本规定所指印章包括：

（一）学院党委印章：指“中共湖北大学知行学院委员会（含电子印章）”印章（以下简称学院党委印章）。

（二）学院法定名称章：指“湖北大学知行学院（含电子印章）”印章（以下简称学院行政印章）和“湖北大学知行学院”钢印（以下简称学院钢印）。

（三）院领导签名章。

（四）以学院冠名的业务专用章（如“财务专用章”、“合同专用章”等）。

（五）学院机关部门、直属（挂靠）单位、教学系（部）、各二级党组织以及各专门工作委员会、各专项工作组的印章（以下简称部门印章）。

（六）其他经学院许可同意使用的印章。

第三条 学院党委与行政办公室（以下简称党政办公室）是学院各类印章的综合管理部门，负责印章管理规定的制定，印章的刻制审批、监督使用、回收废止等管理工作。

第二章  印章的刻制、启用与废止

第四条  印章刻制

（一）学院党委印章、学院行政印章、学院钢印，需分别经学院党政主要负责人审批同意后方可刻制。

（二）学院机关部门、直属（挂靠）单位、教学系（部）、各二级党组织以及各专门工作委员会、各专项工作组的印章，依据学院有关机构设置文件，由用印部门提出印章刻制申请，经分管院领导签字同意后送党政办公室审核。审核通过后，报党委书记或院长批准，党政办公室开具介绍信，用印部门到指定的刻制机构刻制。

（三）各种业务专用章（如“财务专用章”、“合同专用章”等），由学院有关职能部门提出印章刻制申请，经分管院领导签字同意后送党政办公室审核。审核通过后，报党委书记或院长批准，党政办公室制发。

（四）学院内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构原则上不刻制印章，确因工作原因需要刻制印章的，由所在部门填写“湖北大学知行学院印章刻制申请表”，详细说明印章的名称、用途、式样和规格，经分管院领导签字同意后送党政办公室审核。审核通过后，报党委书记或院长批准，党政办公室制发。

（五）未经学院授权，任何单位或个人不得私自刻制印章。

第五条  印章换发

因机构名称变更或原有印章磨损等原因，需重新刻制印章时，由用印部门填写“湖北大学知行学院印章换发申请表”提出印章换发申请，并于文尾拓具印模，标明制发日期。由于机构名称变更需重新刻制印章的，“印章换发申请表”经分管院领导签字同意后送党政办公室审核。审核通过后，报党委书记或院长批准，党政办公室开具介绍信，用印部门到指定的刻制机构刻制。由于原有印章磨损需重新刻制印章的，经党政办审核通过后开具介绍信，用印部门到指定的刻制机构刻制。业务专用章、科研性、学术性、群众性等非实体性机构印章换发时，申请印章换发部门完成换发申报程序后，由党政办制发。印章换发部门须将原印章交回党政办封存或销毁。

第六条  印章补发

印章遗失或损毁的，印章持有部门除向党政办公室报告并依法公告作废外，应提交“湖北大学知行学院印章补发申请表”，并附原印章的种类、字体、制发日期，损毁或遗失经过，送党政办公室审核后按规定补发。补发印章的字体应有异于原印章，以示区别。遗失印章寻获时，应立即交党政办公室封存或销毁。印章补发程序同第五条。

第七条  所有印章均须在党政办公室留存印模、备案登记后方可启用。

第八条  印章的启用和废止均由党政办公室验印发文后方能生效。对外产生效用的印章，在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关部门。用章部门接启用通知后，派人到党政办公室办理领取手续，留下印模，签字，同时将应作废印章交回党政办公室。印章启用材料和印模立卷归档并永久保存。

第九条  党政办公室对收回的部门印章应进行登记、销毁。对于重要部门或具有保存价值的废旧印章要登记造册后交档案馆封存；对于保存价值不大的废旧印章登记造册，经党政办公室审核，报党委书记或院长批准后销毁，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模归档保存，以备日后查考之用。

第三章  印章的使用

第十条  印章的使用范围

（一）学院印章（含学院党委印章、行政印章、钢印）代表学院，依法对内对外使用。

（二）经学院批准，各部门印章以部门名义在学院授权范围内使用，一般不得对外使用；如部门印章确需对外使用时，应按程序报批或取得学院授权。未经学院授权，各部门不得以部门印章对外签订合同或其他法律文书。超出学院授权范围或部门职责擅自使用印章的，学院有权追究当事者个人及其部门领导责任。

（三）业务专用章是学院为履行某一项专门业务而使用的印章。业务专用章的使用应符合法定的或学院授权的适用范围。

（四）学院钢印主要用于学院颁发的各类证件和证书的照片压印，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志，不能独立使用。

（五）院领导签名章是学院领导以学院职务身份签署文件时使用的印章。需使用院领导签名章时，填写“湖北大学知行学院印章使用申请单”，在得到院领导本人授权后方可使用。紧急情况或院领导不便签字授权时，可由党政办电话或短信请示院领导，得到授权后可使用院领导签名章。电话或短信授权需存档备查。

第十一条  印章的使用流程

（一）以学院党委、行政名义发出的各类文件等，按照学院正式行文流程办理用印，由党委书记或院长签发发文意见后，党政办公室登记用印。

（二）以学院名义向上级主管部门、其他上级单位或院外其他单位发出的各类文件（包括但不限于各类常规性部门报表）等，由用印部门填写《湖北大学知行学院用印申请单》，经职能部门主要负责人审核签字后，交分管院领导签批，到党政办公室按行文规范登记用印。

（三）以学院名义颁发的各类证书、证件、奖状等，由职能部门填写《湖北大学知行学院用印申请单》，经职能部门主要负责人审核签字后，到党政办公室登记用印。

（四）办理毕业证（毕业证明）、学位证（学位证明）、学生证、工作证、资格证等，由职能部门填写《湖北大学知行学院用印申请单》并统一登记造册，经职能部门主要负责人审核签字后，到党政办公室登记用印。

（五）以学院名义签订的各类合同、协议等，由承办部门拟定合同，填写合同会签单，报院长或由院长授权的被授权人签批后，到党政办公室登记用印。合同原件需留在党政办公室存档。

（六）以学院名义签发的各类备忘录、鉴定证书或聘书等，由相关职能部门填写《湖北大学知行学院用印申请单》，经职能部门主要负责人审核签字，送院长签批后，到党政办公室登记用印。

（七）以学院名义申报的科研项目、成果、科研奖励级专利申请等，由相关职能部门填写《湖北大学知行学院用印申请单》，经职能部门主要负责人和教务处共同审核签字后，交分管院领导签批，到党政办公室登记用印。

（八）以学院名义申请银行汇兑单据、办理申请进口设备与物资等各种相关手续等，业务对口单位填写《湖北大学知行学院用印申请单》，经业务对口单位主要负责人审核签字后，交分管院领导签批，到党政办公室登记用印。

（九）其他各类材料（包括但不限于出差介绍信、证明材料、其他材料等）由相关职能部门填写《湖北大学知行学院用印申请单》，经职能部门主要负责人在学院授权范围内审核签字后，交用印单位分管院领导签批，到党政办公室登记用印。使用印章的范围应与批准人的职权相适应。

第十二条 印章应由专人负责管理，不能随意委托他人代为用印。各类文件或材料需要用印时，按照第十一条所述办理用印签批手续。凡签批手续不全的，一律不能用印，违反此规定所造成的一切后果，由监印人负责。

第十三条 印章原则上不借出使用，特殊情况须借出使用时，用印部门须出具正式申请，经党政办审核，报党委书记或院长批准后方可借出，并派人监印。

第十四条 以学院名义对外签发或出具的文件或文书等，应由学院法人代表或其授权代表签字后加盖印章。

第四章  印章的管理

第十五条  学院授权党政办公室使用和管理学院党委和行政印章（含电子章）、学院钢印、院领导签名章（含电子章）及其他院级印章，监督、指导学院内其他各类印章的使用和管理。机关部门、直属（挂靠）单位、教学系（部）、各二级党组织以及各专门工作委员会、各专项工作组的印章由机关部门、直属（挂靠）单位、教学系（部）、各二级党组织以及各专门工作委员会、各专项工作组主要负责人集中管理。

第十六条  印章的管理要求：

（一）明确责任：机关部门、直属（挂靠）单位、教学系（部）、各二级党组织以及各专门工作委员会、各专项工作组主要负责人是本部门印章管理第一责任人。各部门应规范审批程序，做好用印登记，对用印时间、用印部门、用印事由、用印次数、批准人、经办人等进行详细登记，以备核查。

（二）专人管理：印章的保管和使用应指定专人负责，专柜保管。印章管理人员如因工作变动，应及时上交印章，并重新确定印章管理人员，做好交接手续。印章管理人员要忠于职守，不得擅自使用印章，平日随用随锁，假日加封。

（三）妥善保管：各部门印章的存放或使用地点均在本部门办公室内，未经部门主要负责人批准，印章不得在办公室以外地点存放和使用。印章必须妥善保管，确保印文清晰。

（四）严格审核：印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用印件涉及保密的，要严格遵守保密规定，不得随便翻阅和谈论。凡有下列情况的，印章管理人员应拒绝用印：

1.上报或下发的用印件内容有误或批准权限不当；

2.涉及个人财产纠纷、经济纠纷、法律纠纷等方面的用印件；

3.未经职能部门审核或学院领导签发批准的用印件；

4.非本院教职员工或与本院工作、业务无关的用印件；

5.其他不得用印情况。

（五）规范用印：印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正、清晰。加盖的印章名称必须同落款单位（部门）名称一致。不得在空白介绍信或空白纸上盖印。用印时间为工作日正常上班时间，寒、暑假用印时间为党政办公室值班时间。寒、暑假非值班时间及国家法定节假日、双休日用印需提前申请。

第十七条 凡私自刻制公章，或因印章管理、使用不当等原因造成损失者，根据情节轻重对当事人进行批评教育直至纪律处分。造成重大损失的，追究当事人及部门主要负责人的经济和法律责任。

第五章  附  则

第十八条  本规定的解释权在党政办公室。

第十九条  本规定自发文之日起施行。

 

附件：1.湖北大学知行学院印章刻制申请表

2.湖北大学知行学院印章换发申请表

         3.湖北大学知行学院印章补发申请表

4.湖北大学知行学院用印申请单

5.湖北大学知行学院印章使用流程

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

湖北大学知行学院印章刻制申请表

申请部门			经办人
印章刻 制理由	年    月    日
印章刻 制类型	行政用章	□	党务用章	□
部门负责 人意见	签字：   年    月    日
分管院领 导意见	签字：   年    月    日
党政办审 核意见	签字：   年    月    日
党委书记 或院长意见	签字：   年    月    日

附件2

湖北大学知行学院印章换发申请表

申请部门			经办人
印章换 发理由	年    月    日
印章换 发类型	行政用章	□	党务用章	□
部门负责 人意见	签字：   年    月    日
拓具印模	拓具印模区
原印制 发日期
分管院领 导意见	签字：   年    月    日
党政办审 核意见	签字：   年    月    日
党委书记 或院长意见	签字：   年    月    日

附件3

湖北大学知行学院印章补发申请表

申请部门			经办人
印章补 发理由	（需说明原印章损毁或遗失经过）                                             年    月    日
印章补 发类型	行政用章	□	党务用章	□
部门负责 人意见	签字：   年    月    日
原印字体
原印制 发日期
分管院领 导意见	签字：   年    月    日
党政办审 核意见	签字：   年    月    日
党委书记 或院长意见	签字：   年    月    日

附件4

湖北大学知行学院印章使用申请单

部 门		经办人				用印时间
申 请 内 容	（申请事项或材料需逐一写明）
使用印章   类别及数量	用印类别		用印数量		申请人   所在单位 意见	签章：             年   月   日
	学院公章 □ 学院钢印 □ 党委印章 □   院领导   □ 签字章		（     ） （     ） （     ）   （     ）
外 事 办 意 见	（根据《学院印章使用流程》需外事部门审核的，填此栏）             签章：           年   月   日				职能部门 意  见	（根据《学院印章使用流程》需职能部门审核的，填此栏）              签章：             年   月   日
分管   院领导   意见	（根据《学院印章使用流程》需分管院领导审核的，填此栏）                 签章：           年   月   日				党政主要   负责人   意见	（根据《学院印章使用流程》需党政主要负责人审核的，填此栏）                  签章：             年   月   日

 

附件5

湖北大学知行学院印章使用流程

类 别	流 程
党委、行政各类文件	院领导签发文稿原件→办公室用印
各类上报材料等	学院印章使用申请单→职能部门审核→分管院领导签批→党委书记或院长签批→办公室用印
各类证书、证件、奖状等	学院印章使用申请单→单位主要负责人审核→用印单位分管院领导签批→办公室用印
办理毕业证（毕业证明书）、学位证（学位证明书）、学生证、工作证、资格证等	学院印章使用申请单→相关职能部门造册、审核→用印单位分管院领导签批→办公室用印
各类合同、协议书、意向书等	学院合同会签表→院长或被授权人签发原件→办公室用印 （备注：原件须留办公室存档）
各类备忘录、鉴定证书、聘书等	学院印章使用申请单→承办单位主要负责人审核→院长签批→办公室用印
申报科研项目、成果、科研奖励及专利申请等	学院印章使用申请单→教务处审核→分管院领导签批→办公室用印
各类常规性部门报表等	学院印章使用申请单→职能部门主要负责人审核→分管院领导签批→办公室用印
毕业证书、学位证书复印件、翻译件等	学院印章使用申请单及所在系部证明和证书原件→教务处审核（翻译件由外事办审核）→用印单位分管院领导签批→办公室用印
出差介绍信等	学院印章使用申请单及相关文件→所在单位审核→用印单位分管院领导签批→办公室用印
各类证明、政审、鉴定材料等	学 生：系部出具学院印章使用申请单→学工处审核→用印单位分管院领导签批→办公室用印 教职工：所在单位签署意见→职能部门审核→党委书记或院长签批→办公室用印
银行汇兑单据、办理申请进口设备与物资等各种手续等	学院印章使用申请单→财务处或资产处主要负责人审核→分管领导签批→办公室用印
个人因公（私）出国、出境材料等	学 生：系部出具学院印章使用申请单→相关职能部门审核→用印单位分管院领导签批→办公室用印； 教职工：因公出国（境），根据相关文件，由职能部门或外事办按规定程序办理。因私出国（境），学院印章使用申请单→所在单位出具证明→人事处或组织部审核签署意见→院领导签批→办公室用印 （备注：翻译件由外事办审核）
需使用院领导签字章的材料	学院印章使用申请单→单位主要负责人审核→签字章所有人签批或签字章所有人通知办公室用印